Bienvenido a Congresos Aria
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Servicios

Una correcta organización de congresos y convenciones, significa la optimización de espacios y tiempo, manejo adecuado de los recursos, cumplimiento de objetivos y desarrollo íntegro del programa. Nuestro apoyo le significará no ocuparse de esos aspectos y de esta manera atender sus compromisos durante el evento. Nuestro objetivo es liberar al organizador de toda esa carga de trabajo que le impide integrarse a las actividades académicas. Nos abocaremos al cumplimiento del programa a través de un "Plan Operativo" que incluye horarios y actividades, considerando siempre los siguientes puntos:

PLANEACIÓN

Elección del lugar indicado: No obstante la belleza de un determinado lugar, su elección lo determina la infraestructura y ubicación, ya que cada evento requiere particularidades y la carencia o dificultad de acceso a estos mismos puede derivar en fracasos. En la organización de congresos y convenciones se deber asistir al cliente con recomendaciones objetivas en aspectos tanto económicos como de servicios, para que su elección sea la adecuada.
Negociación de tarifas: Obtener la tarifa más conveniente para usted y sus participantes se vuelve una tarea primordial para nosotros. En este sentido nuestro servicio le ahorrará muchas molestias y distracciones. Al contar con la titularidad de su evento como agencia oficial tendremos las herramientas adecuadas que nos permitan obtener para su grupo servicios, descuentos y cortesías, sin que usted tenga que participar en reuniones y juntasque lo distraigan de sus ocupaciones. Usted únicamente aprueba el contrato final.
Registro y reservaciones: Atenderemos todas las reservaciones vía telefónica, fax, e-mail. o en nuestra página de Internet, las cuales se confirmarán por escrito en un período no mayor a 24 horas

ESTRATEGIA

ESTUDIO PREVIO DEL EVENTO: Se toma una decisión en conjunto con el cliente de acuerdo al objetivo específico y general del evento así como sus características.
PROGRAMA DE ACTIVIDADES: Para una correcta organización de congresos y convenciones se debe diseñar un programa tentativo enfocándonos primordialmente en las actividades principales del evento, como pudieran ser: Alimentos (programados). Horario de sesiones según sea el caso. Tiempo libre y/o actividades alternas. Eventos especiales de acuerdo a su naturaleza y en recintos alternos. Coordinación de los magnos eventos de inauguración y clausura. Recorridos turísticos o programa de acompañantes. Logística en tiempos de conferencias o ponencias
LISTA DE NECESIDADES PARA SU EVENTO: Convenios con aerolíneas. Pre - registro o registro grupal. Mesa de hospitalidad. Coffee break. Equipo audiovisual. Displays o escenografías. Sonido e iluminación. Traducción simultánea. Edecanes. Montajes. Contratación de artistas o maestros de ceremonias. Señalización. Seguridad privada
NECESIDADES DE IMAGEN: Entendimiento del concepto del cliente. Publicaciones, boletines y revistas. Cartas de bienvenida y de amenidades. Mantas, pendones, banners, gafetes con el logotipo o la imagen del evento
ELABORACION DE PRESUPUESTOS: Presupuesto de gastos por rubros. Análisis de ingresos (en su caso). Estudio comparativo. Análisis de proveedores rubro por rubro. Costo unitario por evento y por número de participantes. Costo unitario de paquetes Minima maxime quam architecto quo inventore harum ex magni, dicta impedit.

FUNCIONES

Estaremos al pendiente de todos los aspectos relacionados con el buen funcionamiento del evento a través de los siguientes servicios: - Pre registro de asistentes por medio de listados y reservaciones. - Mesa de hospitalidad y conducción de asistentes in situ a lo largo del día. - Balance de cuentas, pagos y facturación. - Supervisión de montajes para sesiones, recesos y banquetes. - Solución de imprevistos y atención a necesidades de última hora.
Lista de Actividades: 1. Asistir y coordinar la reunión pre-congreso con todo el personal de las diferentes áreas del hotel. 2. Brindar asistencia para montar la oficina del comité organizador. 3. Coordinarnos con el personal de recepción del hotel para agilizar las llegadas de los huéspedes. 4. Verificar que los salones de reunión se encuentren montados de acuerdo a las especificaciones solicitadas y a tiempo. 5. Revisar que el equipo audio visual se encuentre correctamente funcionando, previo a cada evento. 6. Asegurarnos de que los ponentes cubran sus necesidades en cuanto a equipo audiovisual. 7. Coordinar la puntualidad del transporte. 8. Verificar que la colocación de los bufets o barras sea la adecuada, permitiendo que los huéspedes se sirvan sus alimentos sin complicaciones y con fluidez. 9. Auditar la cuenta maestra general del comité organizador para asegurar que los servicios cargados sean 100% reales. 10. Desde el inicio de las negociaciones y hasta la salida del último huésped u organizador, estaremos con usted para apoyarlo en lo que necesite.. Minima maxime quam architecto quo inventore harum ex magni, dicta impedit.

EVENTOS

El haber organizado eventos nacionales e internacionales nos ha permitido discernir entre diferentes grupos de participantes para poder ofrecer una atención personalizada y acorde a la personalidad del evento. Nuestra satisfacción en la organización de congresos y convenciones es servirle, por tal motivo ningún evento es demasiado grande o pequeño para brindarle a usted el 100% de nuestra atención.

Encuentro Internacional

HMS + SMD

9th Congress

Pan-american Section of the IST

Congreso Nacional

Red de Redes Conacyt

Encuentro Nacional

AMIDIQ A C

Congreso Nacional

Investigacion en Medicina

International Symposium

DYCOPS - CAB 2007

Nosotros

Somos una empresa dedicada a la organización de congresos y convenciones. Planeación de eventos científicos y comerciales. Estamos conscientes de las necesidades de conducción que requiere un comité organizador y por lo mismo nos comprometemos con ellos de principio a fin, poniendo a su disposición nuestro acervo de más de 15 años de experiencia en la organización de congresos y convenciones nacionales e internacionales.

  • 1997

    Nuestro inicios

    La atención y manejo de grupos en el ambiente turístico, permitió que en un principio pudieramos apoyar en la logística a nuestros amigos del gremio médico para la organización de eventos académicos, los cuales paulatinamente se fueron escalando hasta convertirse en congresos. La diversificación de servicios se dió de manera natural.

  • Principios basicos

    Obejtivos claros

    En Congresos Aria nos interesa mucho poder establecer con nuestros clientes estrategias operativas que deriven en un pleno conocimiento del evento a realizarse. Procuramos mantener ese toque de sensibilidad que lo da la interacción cercana con los asistentes, para no caer en la frialdad que provoca el trato impersonal y totalmente administrativo.

  • Nuestra satisfaccion

    Logros subjetivos

    Nuestros clientes no son solamente números y listados, sabemos que todos tienen sus particularidades y susceptibilidades y lo aplicamos en la conducción y organización de congresos y convenciones.

  • Nuestra etica

    Compromiso con el cliente

    Nuestro personal funcionará respondiendo a sus requerimientos en tiempo y forma. Nuestras funciones estarán referidas en el contrato de servicios que habrá de firmarse al condedernos la titularidad del evento como agencia oficial. Le aseguramos que la conducción y organización de congresos y convenciones es NUESTRO FUERTE.

  • Se parte
    De nuestra
    Historia!

Nuestra filosofia

Estamos comprometidos con su exito.

Armonía de conjunto

Eficientiza el desempeño

Servicios al cliente

Soluciones integrales

Compromiso pleno

Satisfaccion garantizada

Armonizar con el staff a través de una bien trabajada empatía, propicia una dinámica de satisfacción que nos premite proyectarla a los participantes del evento, quienes al ver satisfechas sus necesidades se conducen con una actitud postiva. Estos son indicadores de éxito en nuestra operación y cumplimiento en las expectativas.

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